Zákon o registru smluv (dále jen „ZRS“), přinesl podstatné změny do způsobu uzavírání smluv. Přinášíme informace o základních změnách, které tento zákon přinese do oblasti vědy, výzkumu a inovací, a na jeho základní výjimky vztahující se na tuto oblast.
Nová pravidla pro uzavírání smluv
ZRS stanovuje zvláštní pravidla pro uzavírání a pro následné nabytí účinnosti některých druhů smluv (smluv soukromoprávních a smluv o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci), jejichž alespoň jednou smluvní stranou je tzv. povinný subjekt. Z hlediska vědy, výzkumu a inovací je podstatné to, že mezi tyto povinné subjekty patří i veřejné výzkumné instituce, veřejné vysoké školy nebo Česká republika. Kompletní seznam tzv. povinných subjektů je uveden v § 2 odst. 1 ZRS.
ZRS přinesl pravidla, podle kterých smlouvy, kterých smluvní stranou je povinný subjekt:
- budou muset mít písemnou formu, jinak budou absolutně neplatné,
- nabydou účinnost nejdřív dnem uveřejnění v internetové aplikaci, tzv. registru smluv,
- pokud nebudou uveřejněné v registru smluv do 3 měsíců ode dne uzavření, budou zrušené od počátku.
Účinnost ve dvou fázích
Všechna výše uvedena pravidla se nicméně v současné době zatím neaplikují. ZRS totiž nabývá účinnosti ve dvou fázích (částech).
- První část ZRS nabyla účinnosti dne 7. 2016. Od tohoto data je účinná ta část ZRS, která vyžaduje, aby všechny povinně uveřejňované smlouvy byly uveřejněné v registru smluv a aby všechny tyto smlouvy měly povinně písemnou formu. První část ZRS tedy neobsahuje sankce za neuveřejnění smlouvy v registru smluv.
- Druhá část ZRS nabývá účinnosti až dne 7. 2017. Tato druhá část ZRS již obsahuje sankce za neuveřejnění povinně uveřejňovaných smluv v registru smluv (odložená účinnost smluv, zrušení smluv od počátku).
V současné době (od 1. 7. 2016 do 30. 6. 2017) tedy existuje tzv. přechodné období, kdy by povinně uveřejňované smlouvy měly být uveřejněné v registru smluv. Sankce v podobě neúčinnosti smlouvy, resp. jejího zrušení od počátku, nicméně za jejich neuveřejnění v registru smluv během přechodného období nehrozí. Již v současné době ale všechny povinně uveřejňované smlouvy musí mít písemnou formu (již od 1. 7. 2016), jinak budou absolutně neplatné.
Písemná forma smluv
Krátká odbočka do právní teorie: Na ZRS je zajímavá mimo jiné skutečnost, že opouští zásadu neformálnosti právních jednání, na kterých je založena právní úprava v novém občanském zákoníku (dále jen „NOZ“). ZRS v § 8 odst. 2 totiž stanovuje, že smlouva, na kterou se vztahuje uveřejnění v registru smluv, musí být uzavřena písemně. Neuplatní se tedy pravidlo obsažené v § 560 NOZ, podle kterého je vyžadována písemná forma pouze u právních jednání, kterými se zřizuje nebo převádí věcné právo k nemovitostem (nebo kterými se toto právo mění nebo ruší). Ustanovení § 8 odst. 2 ZRS tedy představuje revoluci ve formě vyžadované pro soukromoprávní smlouvy, protože vyžaduje písemnou formu pro jakoukoliv soukromoprávní smlouvu, která bude muset být uveřejněna v registru smluv, bez ohledu na to, zda se smlouva týká nemovitosti a věcného práva k ní. Písemnou formu tedy budou muset mít např. všechny kupní smlouvy na jakékoliv movité věci (např. na IT techniku, kancelářské vybavení, jídlo), nájemní smlouvy (movitých i nemovitých věcí), smlouvy o dílo, atd., na které se bude vztahovat povinnost uveřejnění v registru smluv.
Na základě výše uvedených skutečností je tedy zřejmé, že při uzavírání smluv, které alespoň jednou smluvní stranou je tzv. povinný subjekt (např. veřejná výzkumná instituce, veřejná vysoká škola) si smluvní strany již nevystačí s dlouhodobě zaužívanými pravidly uzavírání smluv.
Způsob uveřejnění smluv v registru
Ustanovení § 5 odst. 1 ZRS stanovuje, že smluvní strany povinně uveřejňované smlouvy musí v registru smluv uveřejnit „elektronický obraz písemného obsahu smlouvy“, tedy strojově čitelný text smlouvy v jednom z předepsaných formátů a bez podpisů. Registr smluv ve svém technickém řešení ani nijak nepředpokládá zveřejnění podpisu na smlouvě v grafické formě (např. scan podpisu) ani elektronické formě (např. data tvořící zaručený elektronický podpis).
Kromě textu smlouvy je nezbytné uveřejnit ještě tzv. metadata, tedy informace týkající se identifikace smluvních stran, vymezení předmětu smlouvy, ceny, a pokud ji smlouva neobsahuje, hodnoty předmětu smlouvy, lze-li ji určit, a data uzavření smlouvy.
Samotný způsob uveřejnění smluv v registru smluv probíhá prostřednictvím elektronického formuláře na webové stránce smlouvy.gov.cz. Tento formulář musí vyplnit jedna ze smluvních stran a odeslat ho prostřednictvím datové schránky správci registru smluv. Správce registru smluv smlouvu uveřejní v registru smluv bez zbytečného odkladu po doručení vyplněného elektronického formuláře.
Obchodní tajemství
Je potřebné si uvědomit, že pravidla uvedena v ZRS se vztahují stejně tak na smlouvy o výzkumu a vývoji o hodnotě několika milionů korun jako na smlouvy týkající se například dodávky potravin do jídelny veřejné výzkumné instituce.. ZRS nicméně obsahuje v § 3 seznam výjimek, při jejichž splnění smlouva zveřejněna být nemusí.
První důležitou výjimkou je výjimka obsažená v § 3 odst. 1 ZRS, podle které se v registru smluv neuveřejňují informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím. Zákon o svobodném přístupu k informacím (dále jen „InfZ“), v ustanovení § 9 stanovuje, že pokud je požadovaná informace obchodním tajemstvím, povinný subjekt ji neposkytne. Pokud tedy bude určitá část smlouvy obchodním tajemstvím některé ze smluvních stran, nemusí být tato část smlouvy uveřejněna v registru smluv. Je nicméně potřebné poukázat na skutečnost, že pokud by byla část smlouvy uveřejněna v rozporu s InfZ a ZRS úmyslně (pokud by neuveřejněná část smlouvy ve skutečnosti nebyla obchodním tajemstvím), došlo by ke zrušení této smlouvy od počátku ve smyslu § 7 odst. 1 ZRS (účinného od 1. 7. 2017). Toto ustanovení tedy neumožňuje obcházení ZRS pouhým odkazem na to, že daná část smlouvy představuje obchodní tajemství, pokud to tak ve skutečnosti není.
Výjimka pro výzkumné instituce a vysoké školy
Na druhé straně je potřebné poukázat na to, že ZRS je ve vztahu k nesprávně uveřejněné smlouvy v registru smluv z důvodu ochrany obchodního tajemství v celku benevolentní. Ve vztahu k veřejným výzkumným institucím a veřejným vysokým školám obsahuje ZRS v § 5 odst. 6 zvláštní výjimku, podle které nemusí být v registru smluv uvedena metadata týkající se identifikace smluvních stran a ceny nebo hodnoty předmětu smlouvy, a to v případě, že jsou tato metadata obchodním tajemstvím veřejné výzkumné instituce nebo veřejné vysoké školy.
Dodatečná náprava
Podle § 7 odst. 2 dále platí, že pravidlo o zrušení smlouvy podle § 7 odst. 1 ZRS se neuplatní, pokud nebyla prostřednictvím registru smluv uveřejněna pouze část smlouvy nebo byla nesprávně vyloučena z uveřejnění metadata z důvodu ochrany obchodního tajemství postupem podle § 5 odst. 6 ZRS, pokud:
- smluvní strana provede nápravu uveřejnění smlouvy do 30 dnů ode dne, kdy se dozvěděla o tom, že uveřejnění není souladné se ZRS, byla-li dosud v dobré víře, že uveřejnění je souladné se ZRS; nebo
- smluvní strana provede nápravu uveřejnění smlouvy do 30 dnů ode dne, kdy jí bylo doručeno rozhodnutí nadřízeného orgánu nebo soudu, na jehož základě má být neuveřejněná část smlouvy nebo dotčená metadata poskytnuta podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím.
Výjimka pro autorská díla a předlohy
Další výjimky obsahuje § 3 odst. 2 ZRS. Pro oblast vědy, výzkumu a inovací je důležité, že se v registru smluv nemusí uveřejňovat např. technické předlohy, návody, výkresy, projektová dokumentace, model, vzory, výpočty, smlouvy prováděné převážně mimo území ČR nebo smlouvy uzavřené autorem v souvislosti s autorským dílem, atd.
Smlouvy s hodnotou 50 000 Kč a nižší
Patrně nejdůležitější výjimkou je ale výjimka, podle které se povinnost uveřejnění smlouvy v registru smluv neuplatní na smlouvu, pokud hodnota jejího předmětu je 50 000 Kč bez DPH nebo nižší. U této výjimky zdůrazňujeme, že u konkrétní smlouvy nezáleží na tom, jestli se jedná o smlouvu úplatnou nebo bezúplatnou. Pokud by se jednalo o smlouvu bezúplatnou (např. darovací smlouvu) nebo smlouvu, ve které je určena symbolická cena, musela by se určit hodnota předmětu smlouvy (znaleckým posudkem případně jiným možným způsobem).
Adhezní smlouvy vysokých škol a výzkumných institucí
Další důležitá výjimka je výjimka, podle které se v registru smluv neuveřejňují smlouvy uzavřené adhezním způsobem (smlouvy, do jejichž obsahu nemůže jedna ze smluvních stran zasahovat), pokud je smluvní stranou takové smlouvy veřejná vysoká škola nebo veřejná výzkumná instituce.
Na základě výše uvedených skutečností lze konstatovat, že veřejné vysoké školy a veřejné výzkumné instituce mají z pohledu ZRS výjimečné postavení ve vztahu k jiným tzv. povinným subjektům.
Závěr
Na základě všech výše uvedených skutečností je zřejmé, že ZRS se velkou mírou dotkne i oblasti vědy, výzkumu a inovací, protože významné subjekty tohoto odvětví patří mezi tzv. povinné subjekty. Soukromoprávní smlouvy a smlouvy o poskytnutí dotace a návratné finanční pomoci, jejichž smluvní stranou budou tyto povinné subjekty, proto budou muset být uzavřené v písemné formě a budou muset být uveřejněné v registru smluv. Tato skutečnost si tedy bude vyžadovat zvýšenou administrativní činnost a změny již zavedených způsobů uzavírání smluv povinných subjektů.
Na druhé straně, zákon o registru smluv obsahuje v celku rozsáhlé množství různých výjimek z povinnosti uveřejnění smluv v registru smluv. Tyto výjimky jsou různého typu a některé z nich můžou využít pouze veřejné výzkumné instituce a veřejné vysoké školy. Navíc, ZRS umožňuje i v celku širokou ochranu obchodního tajemství povinných subjektů. Je tedy v zájmu povinných subjektů se s právní úpravou ZRS a s výjimkami z ní podrobně seznámit a na jejím základě upravit vnitřní procesy uzavírání smluv.
Mgr. Martin Maňák, Frank Bold advokáti
AVObloguje 